Административные вопросы это. Административный персонал - это что такое? Классификация персонала
ООО "Аппетит-Холл" - Красноярск
40 000 руб....Группа компаний «Аппетит-Холл» (сеть ресторанов) приглашает в свою команду специалиста на должность " Начальник административно- хозяйственного отдела". Собеседование после рассмотрения резюме. Обязанности: Планирование и организация технических задач, технических ...
4 дня назад
Тюменьстройальянс - Москва
84 000 - 120 000 руб.Должностные обязанности: · Организация и контроль работы сотрудников отдела в полном объеме · Организация и проведение обучения, внедрение бизнес-процессов и ценностей компании · Управленческий учет, документационное обеспечение · Организация открытия новых филиалов ...
5 дней назад
Дом-А - метро Фрунзенская, Москва
15 000 - 20 000 руб....пользователь ПК (Word, Excel, Outlook) Умение работать с оргтехникой (принтер, сканер) Приветствуется опыт работы на аналогичной должности Доброжелательность (фотография в резюме обязательна), быстрая обучаемость, грамотная устная и письменная речь Условия: ...
7 дней назад
МедикаГрупп - Москва
90 000 руб....: ~ Опыт работы главным врачом не менее двух лет (желательно в коммерческой клинике) Опыт на руководящей должности не менее пяти лет, опыт административного управления клиникой, умение анализировать эффективность работы клиники Высшее медицинское образование ОБЯЗАТЕЛЬНО ...
3 дня назад
Кадровое агентство Юнити - Москва
1 руб./год...динамичным развитием нашей компании и увеличением штата, мы ищем административного секретаря в отдел фармацевтической деятельности. ... ...кандидаты, свободное владение английским языком!! Опыт работы на должности администратора офиса, офис-менеджера с подобным функционалом ...
4 дня назад
КТК - Холдинг, группа компаний - Челябинск
30 000 руб....Персонал офиса, АХО Уважаемые соискатели, мы ищем ответственного и активного сотрудника для работы на должность Заместитель руководителя административного отдела. Человек, который нацелен на 100 % результат, выполнения поставленных задач, умением правильно распределять ...
1 день назад
Промхим - Челябинск
40 000 руб....Обязанности: Общее управление административной деятельностью организации. Организация и реализация работ по документационному обеспечению ... ...специалистов по этой профессии. Поэтому кандидаты на должность административный директор проходят обучение на специализированых ...
Месяц назад
Высшая школа бизнеса МГУ им. М. В. Ломоносова - Москва
50 000 - 55 000 руб.Должностные обязанности: - Руководство административно- техническим направлением деятельности, организация технической поддержки непрерывности процесса обучения студентов. - Организация и управление технической эксплуатацией зданий класс: В, - Организация и контроль процессов ...
8 дней назад
Сеть магазинов "Верный" - Москва
50 000 руб.Должностные обязанности: Своевременное выполнение задач и информационная поддержка руководителя; Организация внутренних и внешних встреч, совещаний и переговоров с сотрудниками и партнерами, ведение календаря руководителя; Работа с Excel (большой объем информации); Оформление ...
18 дней назад
Филиал ФГБУ «ФКП Росреестра» - Иваново
11 300 руб.Должностные обязанности: Осуществление приема, регистрации и передачи по назначению входящей корреспонденции; Отправка исходящей корреспонденции; Подготовка и оформление дел для сдачи в архив; Подготовка справок и писем по заданию руководителя. Требования: Высшее образование ...
12 дней назад
ФГБОУ ВО Санкт-Петербургский государственный университет - метро Василеостровская, Санкт-Петербург
35 000 руб...., распоряжений, резолюций, устных обращений) Ректора и иных должностных лиц в СЭДД «Дело». 2. Обеспечивать действенную обратную связь ... .... Высшее профессиональное образование. 2. Опыт работы на административной должности в государственных органах и бюджетных учреждениях ...
5 дней назад
МегаФон - Кемерово
...Организация работы по организации совещаний, семинаров Требования: Высшее образование Опыт работы в аналогичной должности от 3-х лет Навыки бюджетного планирования и прогнозирования Знание принципов учета и составления отчетности, основ менеджмента ...
6 дней назад
Север Минералс - Санкт-Петербург
...менеджеров Оптимизация и автоматизация рабочего процесса административной группы Регулярная оптимизация структуры расходов по ... ...подходите, если Вы: Имеете опыт работы на аналогичной должности Организованы, инициативны и ответственны Умеете работать ...
20 дней назад
ИНВИТРО СПб - Великий Новгород
24 000 руб.Должностные обязанности: Взятие венозной крови, с помощью вакуумной системы Взятие капиллярной крови, работа с биоматериалом, Снятие ЭКГ, Соблюдение СЭР. Требования: Диплом медицинской сестры, Действующий сертификат специалиста "сестринское дело" (обязательно), Владение ...
6 дней назад
Группа Компаний РУСАГРО - метро Ботаническая, Екатеринбург
...мы приглашаем вас решать их вместе! Приглашаем на работу Административного помощника Обязанности: Прием и распределение ... ...Требования: Высшее образование; Успешный опыт работы в должности административного помощника/секретаря на крупном предприятии ...
4 дня назад
ТД АГРОГРУППА - Белгород
Итак, администрирование - это специфический вид управленческой деятельности. Управленческая деятельность - принципиально отличающийся от других видов деятельности труд. Основные особенности управленческой деятельности можно свести к следующим: Иванов А.В. Деловое администрирование: Учебное пособие / А.В. Иванов, Е.Н. Шимутина. - М.: АПКиППРО, 2009. - 86 с.
Большое разнообразие видов деятельности на разных уровнях управленческой иерархии;
Неалгоритмический, творческий характер деятельности, осуществляемый при недостатке информации и в условиях часто меняющейся, нередко противоречивой обстановки;
Ярко выраженная прогностическая природа решаемых управленческих задач;
Значительная роль коммуникативной функции;
Высокая психическая напряженность, вызываемая большой ответственностью за принимаемые решения.
Сложная структура современной организации образует единое целое благодаря целенаправленному воздействию на ее основные связи и процессы. Это достигается в результате управленческой деятельности, представляющей собой сочетание различных функций, каждая из которых направлена на решение сложных специфических проблем взаимодействия. При этом, сфера управления охватывает все стороны деятельности организации: производство, НИОКР (инновации), сбыт, финансы, коммуникации и т. д.
Кратко круг проблем, решаемых управленческой деятельностью, сводится к следующему: определение конкретных целей развития, выявление их приоритетности, очередности и последовательности решения. На этой основе разрабатываются хозяйственные задачи, определяются основные направления и пути их решения, вырабатывается система мероприятий для решения намеченных проблем, определяются необходимые ресурсы и источники их обеспечения, устанавливается контроль выполнения поставленных задач. Таким образом, для того, чтобы закрепить отдельные виды работ за определенными исполнителями и тем самым придать процессу управления упорядоченность, обеспечить высокий профессионализм выполнения, - все содержание процесса управления, - расчленяется на специализированные функции.
Под функцией бизнес-администрирования Лысов О.Е. Менеджмент: Учеб. пособие / О.Е. Лысов. - СПб.: СПбГУАП, 2004. - 174 с. понимается вид деятельности работников аппарата управления, выделяемый на основе разделения и кооперации управленческого труда, характеризующийся определенной однородностью, сложностью и стабильностью воздействий на объект и субъект управления; именно в функциях раскрывается содержание управления.
Основными функциями управления, раскрывающими содержание управленческой деятельности, являются предвидение и планирование, организация, контроль, координация и регулирование, активизация и мотивирование, исследование. Названные функции как бы дают ответ на вопрос: что надо делать, чтобы управлять?
Идея выделения функции администрирования как одного из видов трудовой деятельности по управлению предприятием в целом принадлежит Анри Файолю. Уникальность исследования Файоля заключается в том, что он впервые предложил рассмотреть процесс управления, или администрирования (данный термин ученый считал более точным), как самостоятельный объект исследования. Файоль понимал, что управленческая деятельность на каждом отдельном предприятии может иметь свои особенности, отличаться в зависимости от размера организации, уровня в управленческой иерархии и т. п.
Обобщая опыт деятельности руководителей, функции администрирования в общем управлении предприятием были им определены следующим образом: предвидеть (планировать), организовывать, руководить, координировать, контролировать. При этом Файоль не просто перечислил основные функции, он заложил основы особого направления в менеджменте - структурно-функционального подхода. Кравченко, А. И. История менеджмента: учебное пособие / А. И. Кравченко. - М.: Академический проект, 2002. - 352 с.
Функция планирования заключается в выработке направлений, путей, средств и мероприятий по реализации целей деятельности организации. При этом, предпосылкой планирования является прогнозирование - выявление и предвидение объективных (реальных) тенденций, состояний развития организации в будущем.
Результатом функции планирования (и предвидения) является план, который должен обладать следующими характеристиками:
Единство, которое подразумевает, что задачи каждого подразделения организации должны быть связаны друг с другом и не противоречить;
Неразрывность, выражающаяся в проведении как краткосрочного, так и долгосрочного планирования;
Гибкость, позволяющая адаптировать «сценарий будущего» (плана) к изменяющимся обстоятельствам;
Точность, подразумевающая предсказание наиболее вероятного развития событий.
Функция организации . Под организацией понимается процесс, деятельность, направленные на упорядочение взаимодействия людей, идей, процессов. Функция организации заключается, прежде всего, в объединении элементов (людей, идей и процессов) в системное целое, в результате чего образуется жизнеспособная, эффективная и устойчивая система.
Сущностью функции организации является создание самой управленческой структуры предприятия, т.е. обеспечение необходимого уровня формализации, привлечение в организацию необходимых ресурсов и формирование условий, позволяющих организовать эффективную и качественную работу всего предприятия. Организация взаимодействия должна быть гибкой, оперативной, надежной, экономичной и самокорректирующейся. Последовательность реализации функции организации обычно следующая:
Определение целей, задач и особенностей совместной деятельности членов организации;
Выявление потребности в ресурсах для осуществления целей и обеспечение бесперебойного снабжения этими ресурсами;
Установление последовательности действий исполнителей, продолжительности и контрольных сроков их выполнения;
Выбор способов осуществления необходимых действий и взаимодействий людей для достижения целей;
Установление между членами организации необходимых организационных отношений (соподчиненности, координации и др.);
Создание соответствующей мотивации у членов организации в достижении стоящих целей.
Ключевым моментом реализации этой функции является процесс организации взаимодействия между подчиненными. В числе принципов эффективной организации взаимодействия следующие:
Специализация исполнителей;
Количественная и качественная пропорциональность частей, образующих систему;
Параллельность действий;
Ритмичность деятельности.
После осуществления функции организации могут возникнуть некоторые несоответствия между всеми элементами созданной системы или механизма достижения целей. В этих случаях появляется необходимость,
Во-первых, уточнить характер действий исполнителей, сделать их более согласованными, гармоничными и эффективными;
во-вторых, устранить отклонения от заданного организацией режима функционирования системы.
Такая «тонкая настройка» системы получила название функции координирования и регулирования совместной деятельности.
Руководство - это функция управления, сущность которой заключается в предъявлении руководителем требований к подчиненным в отношении выполнения ими своих обязанностей, в распределении ответственности между сотрудниками, а также в постоянном воздействии на поведение членов организации.
В числе основных функций управления важная роль принадлежит функциям стимулирования, контроля, учета и анализа деятельности.
Функция стимулирования включает в себя разработку и использование стимулов к эффективному взаимодействию субъектов совместной деятельности и их результативной деятельности. Руководитель при осуществлении этой функции должен придерживаться ряда принципов:
Зависимость величины стимула от конкретного вклада подчиненного в общее дело;
Связь стимулов с целями деятельности организации;
Единство интересов подчиненного, организации и общества в целом;
Разумное сочетание моральных и материальных стимулов;
Сочетание стимулирования с мерами наказания и принуждения.
Наблюдение за ходом, динамикой и закономерностями развития процессов, измерение, регистрацию и группировку данных;
Сравнение ее параметров с заданной программой функционирования;
Количественную и качественную оценки эффективности деятельности;
Выявление отклонений, узких мест в развитии системы;
Выявление причин сложившегося состояния;
Определение наиболее целесообразных путей восстановления работоспособности системы.
Контроль - важная функция управления, являющая собой конечный итог всей управленческой деятельности. Данная функция заключается, прежде всего, в проверке исполнения заданий подчиненными в соответствии с принятым планом. Согласно Файолю, основополагающими аспектами осуществления функции контроля являются: Мескон М.Х. Основы менеджмента / М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. - М.: Дело, 2004. - 704 с.
Выбор способа контроля (жесткий способ контроля, контроль с помощью группы и др.);
Выбор масштаба контроля, частоты и силы вмешательства руководителя в производственный процесс;
Выбор метода положительного и отрицательного стимулирования для достижения наименьшего отклонения от плановых норм.
Сегодня перечень функций администрирования выглядит в виде следующей логической цепочки (табл. 2). Виханский О.С. Менеджмент: учебник / О.С. Виханский, А.И. Наумов. - М.: Экономистъ, 2006. - 670 с.
Таблица 2 - Содержание функции администрирования
|
Составляющая функция |
Действия по реализации данной функции |
|
|
Установление целей |
Определение будущего состояния предприятия |
|
|
Разработка стратегии |
Определение способов достижения цели |
|
|
Планирование работы |
Определение задач конкретным исполнителям |
|
|
Проектирование работы |
Определение рабочих функций исполнителей |
|
|
Мотивирование к работе |
Целенаправленное воздействие на работника |
|
|
Координация работы |
Согласование усилий исполнителей |
|
|
Учет и оценка работы |
Измерение результатов и их анализ |
|
|
Контроль работы |
Сопоставление результатов с целями |
|
|
Обратная связь |
Корректировка целей |
Следует отметить, что в настоящее время, функции управления в административной деятельности имеют четко выраженное содержание, требует создания необходимых условий в сфере управления: Тебекин А.В. Менеджмент организации / А.В. Тебекин, Б.С. Касаев.- М.: Кнорус, 2008. - 260 с. С. 108.
Функций планирования - для обоснованного определения основных направлений и пропорций развития материального производства с учетом источников его обеспечения (методами разработки планов и прогнозов);
Функций организации - для налаживания организационных отношений между различными подразделениями по выполнению решений и плановых показателей хозяйственной деятельности на конкретный период;
Функций оперативного руководства - для мгновенного вмешательства в процесс деятельности организации, чтобы реализовывать запланированные и организованные мероприятия и при необходимости упреждать расхождение между планируемым и фактически происходящими событиями;
Функций контроля - для проверки выполнения деятельности и сравнения с намеченными целями и направлениями развития (составлением балансов, счетов прибылей и убытков и т.д.);
Функций мотивации - для морального и материального стимулирования персонала при выполнении задач по достижению целей организации.
При этом, указанные функции управления имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Из-за этого, а также вследствие того, что эти характеристики связывают все управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами. Основы менеджмента: учебное пособие / сост. Н.И. Гвоздев, А.Н. Древаль. - Томск: ТПУ, 2011. - 188 с. С. 112
Итак, функция коммуникации - это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя и более людьми. Прочность и качество отношений между людьми - будь это друзья, члены семьи или коллеги - в основном представляют собой функцию того, насколько четкими и честными являются их межличностные отношения. Поскольку организация представляет собой структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения эффективного функционирования. Очевидно, что если коммуникации между людьми не будут эффективными, люди не смогут договориться об общей цели, что составляет предпосылку существования организации как таковой. Информация в процессе коммуникации передается не только для того, чтобы могли приниматься здравые решения, но также и для того, чтобы они могли выполняться. Планы, например, нельзя выполнить, если они не будут переданы тем людям, которые должны их выполнять. Если руководство может донести обоснование своих решений до подчиненных, - это значительно повышает шансы их успешного выполнения. До тех пор, пока работники не понимают, какое вознаграждение может предложить им организация за хорошо выполненную работу, они не могут быть достаточно мотивированы и хорошо работать на нее. Коммуникация также важна и в функции контроля. Руководители нуждаются в информации относительно того, что было выполнено, чтобы правильно оценить, были ли достигнуты цели организации.
Так, с 1979 г. компания «Хьюлетт-Паккард» работает для того, чтобы достичь цели, поставленной как цель десятилетия: сократить в десять раз процент брака в производстве. Для того чтобы обеспечить это, руководство вначале должно было разработать план. Затем в компании была организована небольшая группа людей, чтобы бороться за качество. Эту группу назвали «группа качества», или «группа сдачи продукции с первого предъявления». Поездка этой группы в Японию способствовала тому, что движение за качество приняло гораздо более широкий размах, «теперь это было похоже на крестовый поход за качество, и в нем могли принимать участие практически все работники компании на всех уровнях». Было испробовано несколько методов пропаганды значимости этого движения, чтобы охватить энтузиазмом всю компанию. К таким методам относились: обсуждение, обучение и распространение письменной информации в форме писем-циркуляров. Качество и производительность стали темой разговоров во время коротких перерывов на кофе. Результаты программы по сокращению брака в производстве были положительными. Другие изменения, такие, как обеспечение своевременного доступа к необходимой информации, имеют место в процессе продвижения к достижению названной цели «Хьюлетт-Паккард» на десятилетие. Процесс управления подчеркивает взаимозависимость функций управления.
Управленческая работа - это в основном работа интеллектуальная. Она напоминает попытку сложить сложный мозаичный узор из отдельных кусочков после того, как кто-то свалил в эту же коробку кусочки мозаики, принадлежащие еще пяти различным сюжетам. Чтобы дополнить сравнение с мозаикой, следует сказать, что руководителям приходится перебирать многочисленные комбинации потенциальных действий для того, чтобы найти правильное действие - для данной организации, в данное время и в данном месте. По сути, чтобы организация могла четко работать, руководитель должен сделать серию правильных выборов из нескольких альтернативных возможностей. Выбор одной из альтернатив - это решение. Следовательно, принятие решения - это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельности руководителя.
Основным требованием для принятия эффективного, объективного решения или даже для понимания истинных масштабов проблемы является наличие адекватной, точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация.
Таким образом, профессиональная административная деятельность предъявляет к руководителю, входящему в эту деятельность, определенный набор требований, предполагающий выполнение специальных функций.
Административные функции включают в себя:
Сбор, систематизацию, обработку и анализ информации;
Выработку и принятие решений;
Доведение решений до исполнителей и организацию их выполнения;
Проведение контроля выполнения решений.
Каждая из указанных функций является определенным видом работы по управлению предприятием в целом. Практический смысл функций состоит в том, что они охватывают весь цикл управления (от постановки целей, задач в планировании и последующего учета, контроля фактических результатов) и многообразие конкретных функций связано с выполнением общих. Конкретные функции с разной степенью дробности (что находит отражение в их формулировках) отражают потребности (текущие и перспективные) процесса управления данным объектом, его частью или элементом.
Любое действующее предприятие напоминает живой организм, нормальное функционирование которого обеспечивается постоянно поддерживаемыми связями с другими юридическими лицами. Это и деловые партнеры, и заказчики, и поставщики, и контролирующие, и управляющие органы, а также многие другие организации и частные лица.Главной задачей людей, занимающихся административной работой, является обеспечение плановой и безаварийной работы предприятия, в том числе, путем своевременного представления оперативной информации и донесения управленческих решений от руководства к исполнителям.
В зависимости от того вида деятельности, который является основным для данного предприятия, его структуры и численности, к основным административным должностям можно отнести: администратор на ресепшен, секретарь, секретарь-референт, офис-менеджер, бизнес-ассистент, делопроизводитель, оператор на телефоне, личный помощник руководителя, переводчик, руководитель канцелярии/секретариата.
Можно отметить, что высококвалифицированные администраторы ценятся работодателями на уровне среднего менеджера: логистика, бухгалтера, менеджера по работе с клиентами. Уровень их зарплат начинается с 50 тысяч рублей.
Что нужно, чтобы стать хорошим администратором
Работодатели предъявляют к кандидатам на административные должности достаточно высокие требования. Претендент должен иметь высшее образование и опыт работы в данной отрасли. Все чаще к обаятельным условиям относится знание одного или нескольких иностранных языков, а знание компьютера и офисных программ, оргтехники и мини-АТС уже даже не упоминается, как само собой разумеющееся.Человеку, который хочет заниматься административной работой, необходимо обладать и специфическими качествами характера. Всегда будут востребованы люди инициативные, грамотные, обладающие гибким интеллектом, широким кругозором и системным подходом к работе, умеющие принимать взвешенные оперативные решения.
Поскольку административные должности предполагают и коммуникативные функции, немаловажными качествами при устройстве на работу станут грамотная речь, умение находить общий язык с людьми и логично излагать свои мысли, знание делового этикета и даже приятная внешность, что особенно важно на ресепшене и секретарей, которые являются лицом компании.
Источники:
- Штатное расписание АУП
Слово «логистика », изначально являвшееся математическим термином, в современном обществе приняло новое значение и используется для определения процесса рациональной организации доставки товаров и услуг. До недавнего времени в этом смысле оно применялось только в экономической теории, но сегодня стало очень распространенным и даже модным.
Логистика – часть экономической науки и область бизнеса, которая помогает оптимизировать процесс обращения продукции, услуг и товаров между производителями и потребителями. В условиях превышения предложения над спросом во многих сферах единственный способ остаться на рынке – оптимизировать складские и транспортные расходы, рационализировать процесс производства, сбыта и сервиса предприятий. Именно этим и занимается логистика . Основная цель логистики, описанная выше, разделяется на множество задач: в процессе оптимизации выбирается вид транспортного средства; определяются маршруты; организовываются транспортировка, упаковка грузов, ; производится управление запасами; формируются сборные заказы и так далее. Логистика включает в себя также управление таможенными услугами. Такое обширное поле деятельности позволило разделить эту теорию на несколько видов. Понятие «логистика » включает в себя следующие направления: транспортная, информационная, логистика снабжения и запасов, складирования и сбыта. Каждое занимается оптимизацией расходов в соответствующей сфере. Так, логистика запасов предполагает учет продукции на складах и контроль за состоянием запасов. Транспортная доводит до совершенства процесс доставки грузов при помощи выбора наилучшего маршрута, подходящего транспорта, профессионального водителя. Логистика снабжения обеспечивает оптимальное хранение и доставку сырья, информационная – эффективно распределяет потоки информации.Различные компании выбирают для себя разные логистические системы в зависимости от специфики деятельности. Некоторым достаточно работать с базами данных, чтобы оптимизировать расходы, другие предприятия пользуются системами, направленными на складскую или снабженческую деятельность. Важно, чтобы каждая система обеспечивала выполнение основных задач и включала в себя все необходимые для осуществления успешной деятельности компании виды логистики.
Администратор офиса - управленческая должность, включенная в штатное расписание многих крупных компаний. Узнайте, как он влияет на работу офиса, чем отличается от рядового секретаря и что входит в круг его обязанностей.
Из статьи вы узнаете:
Одна из главных тенденций современного делопроизводства - растущие темпы автоматизации. Современные технологии позволяют значительно упростить работу секретаря. Многие рутинные и даже интеллектуальные функции теперь можно осуществлять с помощью компьютерных технологий. Единственное, что пока не научились делать машины - активно участвовать в управлении бизнесом. Пока еще крупным компаниям не обойтись без администратора офиса, который координирует их работу и создает для нее оптимальные условия.
Чем администратор офиса отличается от секретаря и офис-менеджера?
Подобная должность появилась в отечественном бизнесе сравнительно недавно. Ее введение стало вынужденной мерой для успешного функционирования большинства крупных компаний. Как правило, при открытии вакансии администратора офиса указывают те же требования, что и к претендентам на должность офис-менеджера или :
- наличие опыта административно-хозяйственной работы и навыков управления персоналом;
- дополнительное образование в области менеджмента;
- знание офисной оргтехники;
- знание иностранных языков;
- понимание специфики деятельности компании;
- навыки деловой коммуникации и знание бизнес-этикета;
- пунктуальность, работоспособность, стрессоустойчивость;
Отличия между этими двумя профессиями все же есть. Администратор офиса чаще выступает в роли менеджера, т.е. он управляет административным подразделением организации. Круг его полномочий значительно шире, как и перечень обязанностей. Он включает ряд управленческих и даже контрольных функций. На этого сотрудника, как и на офис-менеджера, могут быть возложены хозяйственные функции, но они не являются приоритетными.
От офис-менеджера до администратора проектов: тенденции профессии
В настоящее время в административной деятельности офисных работников наметились . Из вспомогательных функций она постепенно переходит в разряд управленческой деятельности.
На административных работников все чаще возлагают традиционные обязанности администратора проектов:
- Планирование и реализацию конкретных проектов;
- Участие в деятельности различных комитетов комиссий, создаваемых для решения стратегических вопросов компании;
Администратор проектов - это сотрудник, отвечающий за ведение документации, поддержание деятельности руководителя проекта, в части планирования и контроля работ, обеспечение участников, необходимой для успешного выполнения работ информацией. Многие управляющие в крупных организациях находятся в центре пересечения потоков информации и осуществляют оперативную информационную поддержку руководителя и работников компании.
Должностная инструкция администратора офиса
Основным локальным нормативным документом, регулирующим работу администратора офиса, является должностная инструкция. Она четко определяет его должностные обязанности, права и зону ответственности. Кроме того, в данном документа прописывают требования к кандидату в отношении уровня образования и профессиональных навыков.
Во многих компаниях должностную инструкцию разрабатывают на основе существующей инструкции секретаря и офис-менеджера, добавляя в нее , описывающие административные функции данного работника. Существенное отличие управляющего состоит в том, что он обладает рядом руководящих полномочий: управляет офисными работниками, делопроизводством и материально-техническим обеспечением.
Должностные обязанности администратора офиса
Обязанности администратора офиса регламентирует должностная инструкция. Как правило, он обладает широким спектром полномочий и выполняет функции организационно-контролирующего специалиста. Во многих организациях в одной должности объединяют функционал секретаря, завхоза и управляющего. В крупных компаниях этот специалист превращается в руководителя, в подчинении которого находятся: секретариат, курьеры, делопроизводители, обслуживающий персонал.
Предлагаем краткий чек-лист обязанностей администратора офиса, которые могут быть включены в его должностную инструкцию:
Подготовка офиса к рабочему дню
Рутинные дела администратора офиса начинаются с подготовки офиса к новому дню. Приезжая на работу, он деактивирует охранную систему, подключает оргтехнику, проверяет наличие необходимых расходных материалов и канцтоваров. Затем ему необходимо проанализировать список посетителей и подготовиться к их встрече: проверить состояние приемной, убедиться наличии рекламных и прочих материалов, подготовить переговорные и конференц-залы.
Читайте также:
Составление смет на обеспечение офиса всем необходимым для работы
Полезная статья: О том, , читайте в электронном журнале.
Это могут быть как периодические, так и разовые потребности, информацию о которых можно получить тремя способами:
По ситуации (покупка канцтоваров без учета их расходования);
По заявкам (потребности определяются путем сбора заявок);
Системный (учитываются не только запросы персонала, но и фактическое положение дел);
Поддержка чистоты и порядка
Администратор офиса - это сотрудник, в чьи должностные обязанности входит заключение и перезаключение договоров с клининговыми компаниями, координация работы обслуживающего персонала. Он должен рассмотреть предложения, согласовать выбор компании с руководством, подготовить необходимую для заключения договора документацию. Управляющий должен подобрать целесообразную периодичность уборки, оговорить ее время и продолжительность.
Контакты с эксплуатационными службами
Нередко одной из обязанностей, прописанных в должностной инструкции администратора офиса, является установление контактов с эксплуатационными и коммунальными службами. От него зависит ресурсообеспечение помещений, своевременное проведение ремонтных работ, . Он отвечает за соответствие состояния помещения правилам и нормам производственной санитарии и противопожарной защиты.
Диспетчеризация транспорта
Если в организации есть диспетчерская и , транспортный отдел, их часто передают в ведение администратора офиса. В некоторых компаниях сотрудник, занимающий данную должность, отвечает за оперативную передачу информации, оптимизацию маршрутов, мониторинг состояния и распределение загрузки, т.е. частично выполняет обязанности логиста.
Организация делопроизводства
К зоне ответственности опытного управляющего нередко относят и организацию делопроизводства, т.е. создание оптимальных условий для движения, поиска и хранения документов. В отличие от секретаря, он не просто занимается и управлением исходящими вызовами. Он систематизирует, регистрирует, ведет контроль исполнения официальной документации.
Администратор офиса постоянно сотрудничает со службой делопроизводства, а в некоторых случаях даже является ее руководителем.
Обслуживание посетителей
В должностные обязанности администратора офиса зачастую входит обслуживание посетителей. Он отвечает за то, чтобы договориться с посетителями о времени визита, , принять всех пришедших, организовать прием в соответствии с указаниями руководства.
Управление офисным персоналом
У администратора офиса существует ряд обязанностей, связанных с управлением персонала, находящегося в его подчинении. Он занимается подбором и расстановкой специалистов секретариата, планирует стратегию и тактику работы, выстраивает организационную структуру. Управляющий должен владеть методами мотивации персонала, знать методы повышения производительности, быть образцом профессиональной этики
Внутренний контроль
Администратор офиса не только принимает ряд важных управленческих решений, но и следит за их исполнением. В его обязанности входит введение и обеспечение трудового распорядка, а также соблюдение корпоративных норм общения. Он контролирует культуру речи подчиненных при общении с посетителями, , следование правилам бизнес-этикета.
Работой занимаются отчасти все руководители любого уровня, но если организация достаточно крупная, в ее штатном расписании обязательно будут предусмотрены административные должности. Работники, которые займут эти вакансии, и будут выполнять основную часть административных обязанностей. Основной их частью являются диспетчерские и коммуникативные функции.
Административные должности на предприятии
Любое действующее предприятие напоминает живой организм, нормальное функционирование которого обеспечивается постоянно поддерживаемыми связями с другими юридическими лицами. Это и деловые партнеры, и заказчики, и поставщики, и контролирующие, и управляющие органы, а также многие другие организации и частные лица.Главной задачей людей, занимающихся административной работой, является обеспечение плановой и безаварийной работы предприятия, в том числе, путем своевременного представления оперативной информации и донесения управленческих решений от руководства к исполнителям.
В зависимости от того вида деятельности, который является основным для данного предприятия, его структуры и численности, к основным административным должностям можно отнести: администратор на ресепшен, секретарь, секретарь-референт, офис-менеджер, бизнес-ассистент, делопроизводитель, оператор на телефоне, личный помощник руководителя, переводчик, руководитель канцелярии/секретариата.
Можно отметить, что высококвалифицированные администраторы ценятся работодателями на уровне среднего менеджера: логистика, бухгалтера, менеджера по работе с клиентами. Уровень их зарплат начинается с 50 тысяч рублей.
Что нужно, чтобы стать хорошим администратором
Работодатели предъявляют к кандидатам на административные должности достаточно высокие требования. Претендент должен иметь высшее образование и опыт работы в данной отрасли. Все чаще к обаятельным условиям относится знание одного или нескольких иностранных языков, а знание компьютера и офисных программ, оргтехники и мини-АТС уже даже не упоминается, как само собой разумеющееся.Человеку, который хочет заниматься административной работой, необходимо обладать и специфическими качествами характера. Всегда будут востребованы люди инициативные, грамотные, обладающие гибким интеллектом, широким кругозором и системным подходом к работе, умеющие принимать взвешенные оперативные решения.
Поскольку административные должности предполагают и коммуникативные функции, немаловажными качествами при устройстве на работу станут грамотная речь, умение находить общий язык с людьми и логично излагать свои мысли, знание делового этикета и даже приятная внешность, что особенно важно для администраторов на ресепшене и секретарей, которые являются лицом компании.