Командировка: как правильно учесть электронный билет. Факт подтверждения оплаты за электронный авиабилет

Является ли авиабилет достаточным подтверждением расходов на перелет? Или необходим посадочный талон?

В своих письмах Минфин России неоднократно разъяснял, что для учета затрат на перелет командированного сотрудника в составе расходов при расчете налога на прибыль необходим не только билет, но и посадочный талон (письма от 09.01.2017 № 03-03-06/1/80056 , от 09.09.2016 № 03-03-06/1/52901, от 01.09.2016 № 03-03-07/50992). Объясняют это финансисты следующим образом.

В целях налогообложения произведенные компанией расходы должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). Для осуществления полета перевозчик проводит регистрацию пассажиров, которая осуществляется на основании билета (п. 77, 82 Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей», утвержденных приказом Минтранса России от 28.06.2007 № 82 , далее - Правила авиаперевозок). При регистрации на рейс пассажир получает посадочный талон, в котором указываются его инициалы и фамилия, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна (п. 84 Правил авиаперевозок).

Таким образом, документальным подтверждением расходов на проезд в командировку и обратно будут авиабилет и посадочный талон. А если билет приобретался в электронной форме - маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) и посадочный талон.

Обратите внимание, что авиабилет лишь удостоверяет заключение договора воздушной перевозки (п. 2 ст. 105 Воздушного кодекса РФ). То есть это аналог договора. При покупке билета в документарной форме пассажиру выдается чек ККТ или бланк строгой отчетности, подтверждающий оплату перевозки (п. 2 приказа Минтранса России от 29.01.2008 № 15 «Об установлении формы пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации»). Если билет приобретен в электронном виде, пассажир получает на руки маршрут/квитанцию электронного пассажирского билета, которая применяется для осуществления расчетов без применения ККТ (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации»). Следовательно, ни авиабилет, ни маршрут/квитанция не свидетельствуют о фактическом оказании услуги перевозки. Таким документом будет только посадочный талон.

В письме от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214 Минфин России разъяснил, что посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать отметку, подтверждающую факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. По мнению финансистов, такой отметкой является штамп о досмотре.

Отметим, что предполетный досмотр пассажиров проводится в целях обеспечения безопасности полета (п. 1 ст. 85 Воздушного кодекса РФ). При отказе пассажира от досмотра договор воздушной перевозки с ним считается расторгнутым (п. 3 ст. 85 Воздушного кодекса РФ). Следовательно, без досмотра полет невозможен.

Суды согласны с тем, что факт подтверждения авиаперелета доказывается посадочными талонами с соответствующими печатями (штампами) и маршрутной квитанцией электронного билета (постановления АС Поволжского округа от 08.07.2016 № Ф06-1823/2015, Уральского округа от 20.05.2015 № Ф09-3113/15).

Но как быть в случае, если штампа о досмотре нет? В упомянутом письме от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214 специалисты финансового ведомства указали, что при отсутствии штампа о досмотре (в том числе на распечатанном электронном посадочном талоне) факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки необходимо подтвердить иным способом.

Что это за способ, финансисты не разъяснили. На наш взгляд, подтвердить перелет можно справкой, выданной авиаперевозчиком или его представителем. Ранее Минфин России указывал, что доказательством потребления услуги воздушной перевозки является справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем (письма от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 27.02.2012 № 03-03-07/6, от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11, от 21.09.2011 № 03-03-07/33). И хотя эти разъяснения финансисты давали для случая утраты посадочного талона, они применимы и в рассматриваемой ситуации. Ведь отсутствие штампа о досмотре, так же как и потеря посадочного талона, означает, что у компании нет документа, подтверждающего факт перевозки.

Обратите внимание: справка - это не единственный документ, которым можно подтвердить перелет. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ для документального обоснования расходов могут использоваться документы, косвенно подтверждающие произведенные компанией расходы (в том числе приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе). Об этом сказано в письме Минфина России от 02.04.2014 № 03-03-РЗ/14597, в котором рассматривался вопрос документального обоснования расходов при утрате контрольного купона электронного железнодорожного билета.

Такого же мнения придерживаются суды. Так, АС Северо-Кавказского округа в постановлении от 22.11.2016 № Ф08-8691/2016 указал, что факт перелета можно обосновать другими документами, удостоверяющими пребывание работников в командировке: авансовыми отчетами, счетами на оплату гостиничных услуг, электронными авиабилетами, служебными записками. А ФАС Уральского округа в постановлении от 17.06.2014 № Ф09-3145/14 отметил, что посадочный талон не утвержден в качестве обязательного документа для подтверждения обоснованности командировочных расходов. Поэтому при его отсутствии документами, доказывающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, чек или другой документ об оплате перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности (постановление).

Можно ли считать документом, подтверждающим факт оплаты авиабилета, работник организации оплатил по интернету за авиабилет с помощью банковской карты. Организация - перевозчик не смогла выдать ему чек, но есть выписка с банковской карты?

Вопрос: Можно ли считать документом, подтверждающим факт оплаты авиабилета в следующей ситуации: работник организации оплатил по интернету за авиабилет маршрутом в пункт назначения командировки с помощью банковской карты. Организация - перевозчик не смогла выдать ему чек, так как работник не правильно указал свой номер мобильного телефона, к которому прикреплена данная карта. В связи с вышеизложенным работник представил только выписку из Банка, в которой отражено, что с данной карты переведена такая-то сумма такой-то Авиакомпании такого-то числа с такого-то счета. Кроме того, работник представил пояснения о причине не предоставления чека по оплате авиабилета. Можно ли считать представленные работником документы как факт подтверждения оплаты за электронный авиабилет?

Ответ: По общему правилу если сотрудник купил электронный билет, то оплату билета может подтвердить один из документов:

Чек контрольно-кассовой техники;

Слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;

Подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;

Другой документ об оплате поездки, который оформлен на утвержденном бланке строгой отчетности.

Таким образом, выписка из Банка, в которой отражено, что с карты сотрудника переведена оплата авиакомпании с указанием даты и суммы, а также письменные пояснения сотрудника о причине не предоставления чека контрольно-кассовой техники по оплате авиабилета, будут являться документами, подтверждающими факт оплаты авиабилета.

Обоснование

Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования
Состав расходов

Какие расходы на проезд в командировку организация должна компенсировать сотруднику

Организация обязана возместить сотруднику:

расходы на проезд до места командировки и обратно;

расходы по проезду из одного населенного пункта в другой (если сотрудник командирован в несколько организаций, которые расположены в разных населенных пунктах).

В состав этих расходов входят:

стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.);

стоимость услуг по оформлению проездных билетов;

расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;

стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку (от места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.

Кроме того, при покупке билетов сотрудник может оплатить полис добровольного страхования пассажиров (страховка в авиабилетах). Такие затраты работодатель возмещать не обязан. Однако вправе это сделать, если компенсация этих расходов предусмотрена локальными документами (например, коллективным договором или Положением о командировках). Это следует из Трудового кодекса.

При направлении сотрудника в загранкомандировку ему также дополнительно возмещаются расходы:

на оформление загранпаспорта (визы, других выездных документов);

на оформление обязательной медицинской страховки;

по уплате обязательных консульских и аэродромных сборов;

по уплате сборов на право въезда или транзита автомобиля;

по уплате иных обязательных платежей и сборов.

Если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство организации вправе по своему выбору оплатить сотруднику один из них. Например, чтобы командировка обошлась дешевле, заложить в сумму аванса стоимость проезда на поезде, а не на самолете. Обязанности оплатить проезд в командировку на определенном виде транспорта в законодательстве не предусмотрено ( , Положение , утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Отсутствие подтверждающих документов

Если по возвращении из командировки сотрудник не представит документы, подтверждающие его расходы на проезд, руководитель организации может принять одно из двух решений:
1) не возмещать расходы на проезд;
2) возместить расходы на проезд в определенной сумме.

Порядок такого возмещения необходимо прописать в локальном документе организации. Например, в положении о командировках .

Добавим, что возмещать суточные за время проживания и расходы на него все равно необходимо .

Какие документы должен предъявить сотрудник после командировки, если купил электронные билеты на поезд или самолет

Если сотрудник купил электронный билет, при возвращении из командировки он должен подтвердить оплату билета и посадку .1

Оплату билета подтверждает один из документов:

чек контрольно-кассовой техники;

слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;

подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;

другой документ об оплате поездки, который оформлен на утвержденном бланке строгой отчетности.

Подтверждающие документы на бланках строгой отчетности:

маршрут/квитанция для авиатранспорта ();

контрольный купон электронного билета для железнодорожного транспорта
(п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322);

квитанция электронного многоцелевого документа для всех видов пассажирского транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 18.05.2010 № 116).

Поездку подтверждают распечатка электронного билета на бумажном носителе и посадочный талон для авиаперелета (контрольный купон для железнодорожной перевозки). В документах должны быть указаны реквизиты, которые позволяют идентифицировать проезд сотрудника в командировку. В частности, в посадочном талоне на самолет должны быть указаны:

фамилия и инициалы;

дата вылета;

номер рейса;

время, когда закончилась посадка на рейс;

номер выхода на посадку;

номер посадочного места в самолете;

штамп о досмотре.

Если сотрудник потерял посадочный талон или на нем нет штампа о досмотре, расходы подтвердит справка авиаперевозчика или его представителя. Проверьте, что в справке указаны Ф. И. О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п. (письма Минфина от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743 , от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296 , от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61).

Если электронный билет или справка на иностранном языке, нужен также перевод основных реквизитов на русский язык. Учтите, что основные реквизиты авиабилета (месяц даты отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты) указаны кодом на латинице из Единого международного кодификатора. Перечень кодификаторов найдете на официальном сайте Минтранса в рубрике «Авиация» (Документы/Минтранс/Авиация). Если поля в электронном авиабилете на иностранном языке совпадают с реквизитами кодификатора, не переводите значения на русский язык. Аналогичные разъяснения в письмах ФНС от 07.06.2011 № ЕД-4-3/8983 , от 26.04.2010 № ШС-37-3/656 . В остальных случаях, чтобы подтвердить расходы, приложите перевод основных реквизитов билета или справки на русский язык.

Как оформить перевод документов на русский язык, см. Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки .

Внимание: для вычета НДС по электронным билетам проверьте, чтобы маршрут/квитанция была на утвержденном бланке строгой отчетности с выделенной суммой налога (п. и ст. 172 НК). Такое же требование для контрольных купонов электронных билетов, квитанций электронных многоцелевых документов.

Отвечает Маргарита Орлова,

руководитель департамента администрирования страховых взносов ФСС России

«Чтобы подтвердить основной вид деятельности по обособленному подразделению, которое платит взносы самостоятельно, подайте те же документы, что и в целом по организации. Разница лишь в том, что в них отразите сведения только по подразделению и подадите их в отделение ФСС по месту учета такого подразделения. Как платить взносы, пока не получили из ФСС уведомление о тарифе на текущий год – узнаете в рекомендации.»

М ногие предприниматели уже опробовали удобство электронного билета, приобрести который можно не выходя из дома или офиса: покупка осуществляется через Интернет, а оплата производится банковской картой. Бумажный билет в этом случае не оформляется, при входе в вагон или во время посадки на самолет достаточно предъявить паспорт, данные которого сверяются с данными, содержащимися в списке пассажиров. Но как предпринимателю обосновать расходы на проезд при отсутствии бумажного документа?

Строгая форма

Пункт 2 ст. 786 Гражданского кодекса РФ предусматривает, что заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом. Форма билета устанавливается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Электронные билеты имеют особую форму.

Железнодорожный билет

Формы электронных проездных железнодорожных документов утверждены приказом Минтранса России от 21.08.2012 № 322 «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте», который Минюст России зарегистрировал 06.11.2012. Формы электронных билетов и купонов к ним дифференцированы для перевозок в поездах дальнего следования, в пригородных поездах с местом и без места. При покупке электронного билета выдается контрольный купон, который является финансовым документом и подтверждает факт совершения пассажиром поездки.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322

Электронный билет и контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) на поезд дальнего следования содержат следующую обязательную информацию о перевозке пассажира:

  • дата и время заказа;
  • номер поезда;
  • железнодорожные станции отправления и назначения;
  • дата и время отправления поезда;
  • дата и время прибытия поезда;
  • номер и тип вагона;
  • класс обслуживания (категория поезда - если применяется);
  • номер места в вагоне;
  • признак купе (женское, мужское или смешанное - если применяется);
  • сведения о пассажире - фамилия, имя, отчество (указывается при наличии), или инициалы, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность;
  • тариф (билет, плацкарта);
  • итоговая стоимость перевозки (в том числе налог на добавленную стоимость);
  • форма оплаты;
  • сборы (если применяются);
  • дата оформления;
  • наименование агентства/перевозчика, оформившего билет.

Авиабилет

Форма электронного авиабилета утверждена приказом Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации». При приобретении электронного авиабилета оформляется маршрутная квитанция, которая является документом строгой отчетности.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Подпункт 2 «а» п. 1 приложения к приказу Минтранса России от 08.11.2006 № 134 (извлечение)

маршрут/квитанция электронного билета <...> содержит следующие сведения о перевозке пассажира и багажа:

  • сведения о пассажире (для внутренних перевозок - фамилия, имя, отчество, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность; для международных перевозок - фамилия, другие сведения в соответствии с международными нормами);
  • наименование и (или) код перевозчика;
  • номер рейса;
  • дата отправления рейса;
  • время отправления рейса;
  • наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса;
  • тариф;
  • эквивалент тарифа (если применяется);
  • итоговая стоимость перевозки;
  • форма оплаты;
  • сборы (если применяются);
  • наименование и (или) код класса бронирования;
  • код статуса бронирования;
  • дата оформления;
  • наименование агентства/перевозчика, оформившего билет;
  • норма бесплатного провоза багажа (по усмотрению);
  • уникальный номер электронного билета.

Налоговые последствия

Как обосновать расходы

Согласно позиции Минфина России в обоснование расходов на железнодорожные услуги предприниматели вправе использовать контрольный купон электронного проездного документа (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно­телекоммуникационной сети. Об этом говорится в письме от 12.04.2013 № 03-03-07/12256. Поэтому, чтобы подтвердить расходы на железнодорожные билеты, купленные по Интернету, достаточно иметь распечатки электронных документов. Оригинал не обязателен. Как разъяснили специалисты финансового ведомства, контрольный купон является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов, а также расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (например, письмо Минфина от 26.04.2012 № 03-03-04/1).

Что касается расходов на электронные авиабилеты, в письме от 30.04.2013 № 03-03-07/15219 Минфин России подтвердил, что расходы на перелет можно подтвердить с помощью бумажной маршрут­квитанции. Однако для этого необходимо, чтобы в ней были указаны все обязательные реквизиты, в том числе стоимость перелета, сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок, и форма оплаты. Если в маршруте-квитанции не будет хотя бы одной из них, то она бесполезна с точки зрения обоснования произведенных затрат. По мнению специалистов финансового ведомства, к маршруту-квитанции, являющейся документом строгой отчетности, следует прилагать посадочный талон, подтверждающий перелет по указанному в электронном авиабилете маршруту, а также документальное подтверждение оплаты билета. При этом наличия кассового чека не требуется (письмо Минфина России от 19.04.2013 № 03-03-07/13501).

К сведению

Свернуть Показать

Дубликаты посадочных талонов не выдаются, поэтому важно сохранять талоны, полученные при посадке в самолет.

В то же время Минфин России разрешает уменьшить налоговую базу по единому налогу по УСН, даже если посадочный талон утерян (письмо от 04.06.2010 № 03-03-06/1/384). Для этого достаточно иметь косвенное подтверждение расходов, например, документы о направлении сотрудника в командировку, его проживании за границей, составленные по унифицированным формам первичной учетной документации, а также распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд (письмо Минфина России от 05.02.2010 № 03-03-05/18). К иным подтверждающим документам могут относиться накладная, архивная справка, счет или счет-фактура, выданные транспортной организацией, со сведениями о номере проездного документа, данными пассажира, информацией о маршруте и стоимости билета.

Как принять к вычету НДС

При приобретении услуг по проезду или перелету, оформленных электронным билетом, к вычету принимается сумма налога на добавленную стоимость, выделенная отдельной строкой в маршруте-квитанции электронного авиабилета или контрольном купоне к электронному железнодорожному билету (письмо Минфина России от 10.01.2013 № 03-07-11/01).

Принять к вычету НДС можно, даже если билет оформлен на иностранном языке. Но для этого придется перевести на русский язык данные, необходимые для вычета. К ним относятся следующие реквизиты:

  • наименование продавца;
  • наименование покупателя;
  • наименование оказанных услуг;
  • их стоимость;
  • налоговая ставка НДС;
  • сумма НДС.

Остальные реквизиты можно не переводить. Такое послабление приводится в письме Минфина России от 10.04.2013 № 03-07/11/11867.

При этом если в указанных документах сумма НДС отдельной строкой не выделена, высока вероятность возникновения спорной ситуации с налоговиками. Судебные органы в этом вопросе выступают на стороне налогоплательщиков.

Судебная практика

Свернуть Показать

В определении от 28.02.2008 № 1828/08 ВАС РФ указывает, что отсутствие выделения налога на добавленную стоимость в электронном билете не может препятствовать получению налогового вычета.

Тем не менее предпринимателю целесообразно обратиться к транспортной компании с просьбой выдать бланк строгой отчетности или чек ККТ с выделенной суммой налога.


Командировка: как правильно учесть электронный билет

Одной из существенных статей затрат в командировке можно считать проезд работника. Очень часто билеты на самолет или поезд покупаются через интернет. Как учитывать электронные билеты, какими проводками оформить их приобретение, что делать при утере проездных документов — расскажет эксперт Норматива.

Билет по сути выполняет функцию договора перевозки между пассажиром и перевозчиком (п. 2 ст. 786 ГК РФ). Это относится как к бумажному, так и к электронному документу.

Система электронной продажи билетов есть у авиакомпаний и РЖД. Указанные перевозчики обязаны оформлять электронные билеты по формам, утвержденным Минтрансом РФ (приказы от 21.08.2012 № 322 и 08.11.2006 № 134).

Если командированный работник приобретет авиабилет через интернет, ему на e-mail придет маршрутная квитанция. Решив ехать на поезде, сотрудник получит электронный контрольный купон. Оба документа включают подробные детали поездки и относятся к бланкам строгой отчетности.

Бухгалтерский и налоговый учет электронных билетов

В бухгалтерском учете затраты на проезд можно списать, опираясь на первичные документы (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Электронные билеты можно считать первичкой, так как они содержат все нужные реквизиты.

Контрольный купон билета РЖД подтверждает затраты и дает законное основание списать их на соответствующие счета учета (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-03-07/42273).

Чтобы принять расходы по авиаперелету, помимо маршрутной квитанции, потребуется посадочный талон на самолет, который выдается командированному работнику при регистрации на рейс. Именно посадочный талон свидетельствует о том, что полет состоялся (письма Минфина от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296 , от 06.04.2015 № 03-03-06/19229 , от 29.01.2014 № 03-03-07/3271).

В налоговом учете затраты на проезд также списываются на основании электронных билетов и приложений к ним (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Бухгалтерские проводки

Учет электронных билетов на бухгалтерских счетах зависит от способа их приобретения. Купить билеты может сама организация либо ее сотрудник на подотчетные деньги.

В небольших компаниях обязанность по приобретению билетов чаще всего ложится на плечи подотчетного лица. Тогда электронные билеты прилагаются к авансовому отчету. Стоимость билета сразу списывается на расходы.

Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 — списана стоимость билета.

Если в билете самостоятельной строчкой выделен НДС, дополнительно нужно сделать проводки:

Дебет 19 Кредит 71 — начислен НДС со стоимости билета;

Дебет 68 Кредит 19 — налог принят к вычету.

Если электронные билеты покупает организация, то их нужно учитывать как денежные документы на счете 50-3. Билеты приходуются в кассу предприятия общей суммой без выделения НДС. Если перевозчик берет дополнительную плату за оформление билетов, затраты можно списать на основании выданной квитанции.

Дебет 50-3 Кредит 60 (76) — поступил билет в кассу предприятия;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 60 (76) — отражен сбор за оформление билета;

Дебет 19 Кредит 60 (76) — отражен НДС по сбору;

Дебет 68 Кредит 19 — НДС принят к вычету;

Дебет 71 Кредит 50-3 — из кассы подотчетному лицу выдан билет;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 — списана стоимость билета в момент утверждения авансового отчета.

Когда можно принять НДС к вычету

Распечатанные электронные билеты — это документы строгой отчетности, которые позволяют взять НДС к зачету на законных основаниях. Важно отметить, что налог должен быть прописан в отдельной строке (п. 18 Правил ведения книги покупок, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). На этом неоднократно акцентировал свое внимание Минфин РФ в письмах от 26.02.2016 № 03-07-11/11033 , от 30.01.2015 № 03-07-11/3522 , от 14.10.2015 № 03-07-14/58804 , от 30.07.2014 № 03-07-11/37594 .

Если в билете НДС заложен в общую стоимость (о чем говорит соответствующая запись), налог к вычету брать опасно. В этом случае контролеры могут снять заявленный вычет, ссылаясь на то, что НДС нужно указывать отдельной строкой. Однако эту претензию можно оспорить в судебном порядке. Суды считают подобные требования необоснованными, так как в п. 6 ст. 168 НК РФ прописано, что при розничной торговле НДС отдельно не указывают (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.2012 № А19-5831/2012).

Электронные билеты следует занести в книгу покупок в момент утверждения авансового отчета руководителем. Дата билета и дата авансового отчета могут относиться к разным налоговым периодам. Если работник улетел в командировку в июне, а вернулся обратно в августе, авансовый отчет будет датирован августом. Соответственно НДС можно заявить к вычету начиная с III квартала.

Нюансы заполнения книги покупок

Билеты заносятся в книгу покупок по принципу регистрации в ней счетов-фактур. Но есть несколько особенностей:

  • в графе 2 ставится код 23 ;
  • в графе 3 фиксируется дата оформления и номер билета;
  • графа 10 прочеркивается (письмо Минфина РФот 28.05.2015 № 03-07-11/30876 , письмо ФНС от 18.08.2015 № ГД-4-3/14544).

Нередко проездные билеты приобретаются через посредников (турфирмы, агентства и т. п.). Агенты не вправе выдавать счета-фактуры на транспортные услуги, но иногда они об этом забывают. Если компания получила вместе с билетом счет-фактуру от имени агента, в книге покупок нужно регистрировать электронный билет. Именно билет с выделенной суммой НДС дает налогоплательщику право на вычет (письма Минфина РФ от 10.01.2013 № 03-07-11/01 , от 12.10.2010 № 03-07-09/45).

Как списать расходы на проезд при утере билета

Если сотрудник потеряет электронный билет, проблем не возникнет — ведь его можно заново распечатать. Сложнее дело обстоит с посадочным талоном — его продублировать не получится.

Чтобы принять расходы на перелет без посадочного талона, компания должна запросить у перевозчика справку, которая подтвердит поездку (письма Минфина РФ от 07.06.2013 № 03-03-07/21187 ,).

Чтобы взять к вычету НДС, нужно перевести реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС (п. 5 ст. 169 НК РФ). То есть достаточно перевести на русский язык наименование авиакомпании, Ф.И.О. пассажира, наименование услуги, стоимость, налоговую ставку и сумму НДС. Остальную информацию переводить не нужно (письма Минфина от 09.12.2015 № 03-07-14/71801 , от 10.04.2013 № 03-07-11/11867).

ФНС в своем письме от 26.04.2010 № ШС-37-3/656@ представила расшифровку основных английских обозначений, используемых в билетах. Поэтому можно не искать перевод в словарях, а воспользоваться пояснениями Налоговой службы.

Вам также могут пригодиться по учету командировок

Эксперт сервиса Норматив

Е. А. Рогачева

При покупке электронного билета бумажный документ не оформляется. И у предпринимателей возникают опасения, удастся ли обосновать расходы на проезд в таком случае. Автор не только развеивает их, но и приводит рекомендации для сложных случаев, основанные на официальных разъяснениях Минфина России и ФНС России.

Многие предприниматели уже опробовали удобство электронного билета, приобрести который можно не выходя из дома или офиса: покупка осуществляется через Интернет, а оплата производится банковской картой. Бумажный билет в этом случае не оформляется, при входе в вагон или во время посадки на самолет достаточно предъявить паспорт, данные которого сверяются с данными, содержащимися в списке пассажиров. Но как предпринимателю обосновать расходы на проезд при отсутствии бумажного документа?

Строгая форма

Пункт 2 ст. 786 Гражданского кодекса РФ предусматривает, что заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом. Форма билета устанавливается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Электронные билеты имеют особую форму.

Железнодорожный билет

Формы электронных проездных железнодорожных документов утверждены приказом Минтранса России от 21.08.2012 № 322 «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте», который Минюст России зарегистрировал 06.11.2012. Формы электронных билетов и купонов к ним дифференцированы для перевозок в поездах дальнего следования, в пригородных поездах с местом и без места. При покупке электронного билета выдается контрольный купон, который является финансовым документом и подтверждает факт совершения пассажиром поездки.

Фрагмент документа

Пункт 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322

Электронный билет и контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) на поезд дальнего следования содержат следующую обязательную информацию о перевозке пассажира:

  • дата и время заказа;
  • номер поезда;
  • железнодорожные станции отправления и назначения;
  • дата и время отправления поезда;
  • дата и время прибытия поезда;
  • номер и тип вагона;
  • класс обслуживания (категория поезда – если применяется);
  • номер места в вагоне;
  • признак купе (женское, мужское или смешанное – если применяется);
  • сведения о пассажире – фамилия, имя, отчество (указывается при наличии), или инициалы, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность;
  • тариф (билет, плацкарта);
  • итоговая стоимость перевозки (в том числе налог на добавленную стоимость);
  • форма оплаты;
  • сборы (если применяются);
  • дата оформления;
  • наименование агентства/перевозчика, оформившего билет.

Авиабилет

Форма электронного авиабилета утверждена приказом Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации». При приобретении электронного авиабилета оформляется маршрутная квитанция, которая является документом строгой отчетности.

Фрагмент документа

Подпункт 2 «а» п. 1 приложения к приказу Минтранса России от 08.11.2006 № 134 (извлечение)

маршрут/квитанция электронного билета <...> содержит следующие сведения о перевозке пассажира и багажа:

  • сведения о пассажире (для внутренних перевозок – фамилия, имя, отчество, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность; для международных перевозок – фамилия, другие сведения в соответствии с международными нормами);
  • наименование и (или) код перевозчика;
  • номер рейса;
  • дата отправления рейса;
  • время отправления рейса;
  • наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса;
  • тариф;
  • эквивалент тарифа (если применяется);
  • итоговая стоимость перевозки;
  • форма оплаты;
  • сборы (если применяются);
  • наименование и (или) код класса бронирования;
  • код статуса бронирования;
  • дата оформления;
  • наименование агентства/перевозчика, оформившего билет;
  • норма бесплатного провоза багажа (по усмотрению);
  • уникальный номер электронного билета.

Налоговые последствия

Как обосновать расходы

Согласно позиции Минфина России в обоснование расходов на железнодорожные услуги предприниматели вправе использовать контрольный купон электронного проездного документа (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно­телекоммуникационной сети. Об этом говорится в письме от 12.04.2013 № 03-03-07/12256. Поэтому, чтобы подтвердить расходы на железнодорожные билеты, купленные по Интернету, достаточно иметь распечатки электронных документов. Оригинал не обязателен. Как разъяснили специалисты финансового ведомства, контрольный купон является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов, а также расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (например, письмо Минфина от 26.04.2012 № 03-03-04/1).

Что касается расходов на электронные авиабилеты, в письме от 30.04.2013 № 03-03-07/15219 Минфин России подтвердил, что расходы на перелет можно подтвердить с помощью бумажной маршрут­квитанции. Однако для этого необходимо, чтобы в ней были указаны все обязательные реквизиты, в том числе стоимость перелета, сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок, и форма оплаты. Если в маршруте-квитанции не будет хотя бы одной из них, то она бесполезна с точки зрения обоснования произведенных затрат. По мнению специалистов финансового ведомства, к маршруту-квитанции, являющейся документом строгой отчетности, следует прилагать посадочный талон, подтверждающий перелет по указанному в электронном авиабилете маршруту, а также документальное подтверждение оплаты билета. При этом наличия кассового чека не требуется (письмо Минфина России от 19.04.2013 № 03-03-07/13501).

К сведению

Дубликаты посадочных талонов не выдаются, поэтому важно сохранять талоны, полученные при посадке в самолет.

В то же время Минфин России разрешает уменьшить налоговую базу по единому налогу по УСН, даже если посадочный талон утерян (письмо от 04.06.2010 № 03-03-06/1/384). Для этого достаточно иметь косвенное подтверждение расходов, например, документы о направлении сотрудника в командировку, его проживании за границей, составленные по унифицированным формам первичной учетной документации, а также распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд (письмо Минфина России от 05.02.2010 № 03-03-05/18). К иным подтверждающим документам могут относиться накладная, архивная справка, счет или счет-фактура, выданные транспортной организацией, со сведениями о номере проездного документа, данными пассажира, информацией о маршруте и стоимости билета.

Как принять к вычету НДС

При приобретении услуг по проезду или перелету, оформленных электронным билетом, к вычету принимается сумма налога на добавленную стоимость, выделенная отдельной строкой в маршруте-квитанции электронного авиабилета или контрольном купоне к электронному железнодорожному билету (письмо Минфина России от 10.01.2013 № 03-07-11/01).

Принять к вычету НДС можно, даже если билет оформлен на иностранном языке. Но для этого придется перевести на русский язык данные, необходимые для вычета. К ним относятся следующие реквизиты:

  • наименование продавца;
  • наименование покупателя;
  • наименование оказанных услуг;
  • их стоимость;
  • налоговая ставка НДС;
  • сумма НДС.

Остальные реквизиты можно не переводить. Такое послабление приводится в письме Минфина России от 10.04.2013 № 03-07/11/11867.

При этом если в указанных документах сумма НДС отдельной строкой не выделена, высока вероятность возникновения спорной ситуации с налоговиками. Судебные органы в этом вопросе выступают на стороне налогоплательщиков.

Судебная практика

В определении от 28.02.2008 № 1828/08 ВАС РФ указывает, что отсутствие выделения налога на добавленную стоимость в электронном билете не может препятствовать получению налогового вычета.

Тем не менее предпринимателю целесообразно обратиться к транспортной компании с просьбой выдать бланк строгой отчетности или чек ККТ с выделенной суммой налога.

Иволгин Олег - налоговый консультант, эксперт журнала « Арсенал предпринимателя »